Cómo cuadrar la caja al final del día sin perder tiempo
Separa los pagos en efectivo de los de tarjeta, calcula cuánto debería quedar en el cajón y revisa los movimientos antes de registrar un descuadre.
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El precio de un TPV para tienda suele estar entre 400 y 1.200 € de inversión inicial, más una cuota mensual de 30 a 80 €, pero el coste real depende del equipo, los accesorios, la instalación y las comisiones por cobrar con tarjeta.
Qué incluye el coste de un TPV
Un presupuesto puede parecer barato porque solo muestra la cuota del software. Antes de compararlo, separa cinco partidas.
Equipo y periféricos
La caja puede funcionar con un ordenador, una tablet o un terminal específico. A esto se añaden los dispositivos que necesitas para vender sin introducir cada producto a mano:
- Lector de códigos de barras para localizar referencias y reducir errores.
- Cajón portamonedas para guardar efectivo y hacer el arqueo.
- Impresora de tickets, si vas a entregar comprobantes en papel.
- Balanza cuando vendes productos a granel o por peso.
- Terminal de pago para tarjetas, normalmente contratado con tu banco o proveedor de pagos.
Un lector sencillo puede ser suficiente para una caja con 400 referencias. Una impresora más resistente, una balanza profesional o un equipo táctil elevan la inversión. También debes contar con rollos de papel, etiquetas y posibles sustituciones.
Software, instalación y soporte
El programa gestiona las ventas, el inventario y los clientes. Algunas soluciones se compran una vez. Otras funcionan mediante suscripción. También hay modelos mixtos: pagas el equipo al principio y una cuota por usar el software, recibir actualizaciones y acceder al soporte.
Pregunta si la cuota incluye todos los usuarios, almacenes y funciones. Un importe de 35 € al mes puede convertirse en 60 € si añades un segundo empleado, control de lotes o un módulo de informes.
La instalación y la formación pueden estar incluidas o cobrarse aparte. Para una tienda pequeña, una sesión remota puede bastar. Si tienes un catálogo amplio o vienes de otro sistema, la migración requiere más trabajo.
En una solución en la nube, como Canna POS, el acceso al programa y los datos depende de la suscripción y de la conexión disponible. Conviene confirmar qué soporte recibes, por qué canal y en qué horario.
Rangos orientativos para una tienda pequeña
Estas cifras sirven para preparar un presupuesto, no son tarifas universales. El proveedor debe confirmar el importe final, los impuestos aplicables, la permanencia y cualquier coste de alta.
| Escenario | Inversión inicial | Cuota mensual | Posibles extras |
|---|---|---|---|
| TPV básico | 400-650 € | 30-45 € | Formación, impresora o balanza |
| TPV completo | 700-1.200 € | 45-80 € | Migración, usuarios o módulos |
| Varios puestos | 1.200-2.500 € | 70-150 € | Segunda caja, almacén y soporte |
El escenario básico puede servir para un mostrador con pocas referencias y sin venta por peso. El completo encaja mejor en un grow shop con muchas variantes, stock por lotes y una balanza. El sistema con varios puestos tiene sentido cuando hay dos cajas, un almacén separado o más de un local.
La cuota no suele incluir las comisiones del banco por el terminal de pago. Estas se calculan según el acuerdo que tengas para aceptar tarjetas y no son lo mismo que pagar el software del TPV. Pide que ambas partidas aparezcan separadas.
Si quieres revisar qué debe hacer una solución específica para este comercio, puedes consultar TPV para Tiendas CBD: La Guía Completa para Modernizar tu Punto de Venta.
Ejemplo: grow shop de 60 m² con 400 referencias
Imagina una tienda de 60 m², una caja, un empleado y 400 referencias entre flores de CBD de uso declarado permitido, aceites, cosmética, vaporizadores, semillas y parafernalia. Hay varios tamaños, aromas y formatos. El negocio no necesita dos puestos, pero sí control de variantes y reposición.
Coste estimado del primer año
| Partida | Ejemplo |
|---|---|
| Ordenador o terminal táctil | 420 € |
| Lector, cajón, impresora y balanza | 430 € |
| Alta y configuración inicial | 100 € |
| Software durante 12 meses | 600 € |
| Consumibles iniciales | 45 € |
| Total orientativo del primer año | 1.595 € |
Este ejemplo usa una cuota de 50 € al mes y 850 € en hardware. La inversión inicial sería de 1.395 € si incluyes equipo, accesorios y alta. El software suma 600 € en doce meses. Si el proveedor incluye el alta, el total baja. Si cobra una migración de 400 referencias, puede subir.
No está incluida la comisión del terminal de pago, porque depende del banco o del proveedor de cobro. Tampoco se incluyen sustituciones por avería, una segunda balanza ni una formación presencial. Son partidas que debes confirmar antes de firmar.
Desde el segundo año
Si el equipo sigue funcionando y no hay cambios de contrato, el coste recurrente sería de unos 50 € al mes, es decir, 600 € al año. Añade consumibles y soporte extraordinario si procede. Si el proveedor cobra mantenimiento anual, solicita que indique si sustituye o se suma a la cuota.
Este cálculo muestra por qué no debes comparar solo el alta. Una oferta de 30 € al mes puede acabar costando más si añade usuarios, inventario avanzado, migración y asistencia cada vez que necesitas cambiar el catálogo.
Costes que suelen quedar fuera
Revisa estas líneas antes de aceptar un presupuesto:
- Impresora y papel: algunas ofertas incluyen la impresora, pero no los rollos ni el mantenimiento.
- Cajón y lector: pueden venderse como accesorios opcionales, aunque los necesites desde el primer día.
- Balanza: comprueba la compatibilidad y si el importe corresponde a una balanza apta para tu forma de venta.
- Alta y configuración: pregunta si cargar precios, impuestos, proveedores y categorías está incluido.
- Migración del catálogo: importar 400 referencias con variantes, lotes y costes puede requerir revisión manual.
- Formación: distingue entre una guía básica y varias horas con el personal.
- Sustitución: averigua qué ocurre si falla el lector, la impresora o el terminal.
- Usuarios y almacenes: algunas cuotas limitan los accesos o cobran por cada almacén adicional.
También debes separar el pago con tarjeta. La comisión del banco o del operador de pagos corresponde a la operación financiera. La cuota del programa corresponde al uso del sistema de gestión. Una no sustituye a la otra.
El coste de un error de stock también forma parte de la comparación. Un sistema barato que no distingue cartuchos de 10 ml y 30 ml puede mostrar existencias falsas. Puedes comprar de nuevo una referencia que aún tienes o descubrir en caja que has vendido la última unidad reservada. Para profundizar en este punto, consulta Control de Stock en Tiendas CBD: Cómo Evitar Pérdidas y Optimizar tu Inventario.
Qué funciones justifican pagar más
No necesitas el paquete más caro. Sí necesitas que el sistema resuelva los problemas que ocurren en tu mostrador.
Variantes, mínimos y previsión
Una misma marca puede tener varios sabores, concentraciones, tamaños o formatos. El stock debe estar asociado a cada variante, no solo al nombre general. Los mínimos y avisos de reposición te ayudan a detectar que quedan dos unidades de una referencia concreta.
Los informes de ventas, margen y previsión de agotamiento permiten decidir qué reponer y qué dejar de comprar. En un catálogo de 400 referencias, revisar cada estantería a mano consume tiempo y no evita todos los errores.
Lotes y caducidades
En productos con fecha de caducidad, el control por lotes evita mezclar entradas sin saber cuál debe salir antes. También facilita localizar unidades concretas si necesitas revisar una recepción. Esta función puede justificar una cuota superior a la de una caja que solo registra el importe de la venta.
Control de caja y empleados
La verificación de edad puede configurarse en el momento de la venta según el procedimiento de tu tienda. Los empleados pueden acceder con PIN y permisos por rol. Así limitas descuentos, devoluciones o cambios de precios a quien corresponda.
Las sesiones de caja con apertura, cierre y arqueo dejan una diferencia visible entre efectivo esperado y efectivo contado. Las devoluciones y los presupuestos también quedan registrados. Si gestionas la tienda con otra persona, estas funciones suelen valer más que ahorrar unos euros al mes.
Lista para comparar presupuestos
Antes de comparar dos ofertas, pide las respuestas por escrito:
- ¿La cuota incluye todos los usuarios o se paga por empleado?
- ¿Hay límite de productos, variantes, almacenes o cajas?
- ¿El lector, cajón, impresora y balanza están incluidos?
- ¿Cuánto cuesta el alta, la migración de 400 referencias y la formación?
- ¿Existe permanencia? ¿Qué ocurre si cancelas?
- ¿Qué soporte recibes y en qué horario?
- ¿Hay copias de seguridad y cómo puedes recuperar tus datos?
- ¿Puedes exportar el catálogo, las ventas y los clientes si cambias de sistema?
- ¿Cómo se gestionan lotes, caducidades, variantes, devoluciones y arqueos?
- ¿La emisión fiscal está preparada para VeriFactu o TicketBAI según tu territorio?
Sobre este último punto, “preparado” no significa “certificado” u “homologado”. La ley 11/2021 y su reglamento exigen que el software de facturación sea verificable e inalterable. En el País Vasco y Navarra existen sistemas propios, como TicketBAI y Batuz. Consulta la información oficial de la Agencia Tributaria y de la administración que corresponda a tu negocio.
La mejor oferta no siempre es la de menor cuota. Para una tienda con una sola caja, pagar por funciones que nunca usarás no tiene sentido. Pero ahorrar eliminando lotes, variantes o avisos de reposición puede salir caro cuando el inventario crece.
Calcula siempre tres cifras: inversión inicial, coste acumulado de los primeros 12 meses y coste mensual desde el segundo año. Con esa comparación sabrás cuánto pagarás de verdad y qué estás comprando.
