Para controlar la caducidad de productos en una tienda de CBD, un grow shop o un herbolario necesitas trabajar desde la recepción del lote, no esperar al inventario trimestral. Registrar fechas, ordenar las unidades y asignar una revisión evita que una caja olvidada termine en pérdida, devolución o retirada urgente.
Por qué las caducidades se convierten en pérdidas silenciosas
Una fecha cercana no suele generar una alarma visible en el día a día. El producto sigue apareciendo en el recuento. El sistema puede indicar que tienes 12 unidades. Pero ese número no dice si todas pertenecen al mismo lote ni si alguna deja de ser comercializable antes que las demás.
El problema aparece cuando el equipo encuentra una caja detrás de otras mercancías, en un armario bajo o en un almacén con poca luz. Para entonces, quizá quedan pocos días para actuar. También puede ocurrir que el producto se coloque en el expositor sin revisar su etiqueta y que el error se detecte durante una venta o una devolución.
La pérdida directa es fácil de visualizar. Si tienes 12 unidades de un producto de 18 € que ya no puedes vender, son 216 € de mercancía perdida. A esa cantidad debes añadir el tiempo de revisar referencias, retirar unidades, hablar con el proveedor, preparar una devolución y actualizar el stock. Si el producto se ha enviado a otra ubicación, también tendrás que localizarlo allí.
Por eso la caducidad es un problema de flujo. Comienza cuando recibes la mercancía y continúa con el almacenamiento, la reposición y la venta. Revisar solo cuando algo parece antiguo deja fuera las decisiones que más reducen el riesgo: qué lote colocar delante, qué unidades separar y quién debe actuar cuando se acerca la fecha.
En una tienda pequeña, el coste puede quedar oculto durante meses. No aparece como una incidencia concreta hasta que haces limpieza o detectas una diferencia entre el stock del sistema y lo que realmente puedes vender. Puedes ampliar el control de las pérdidas con esta guía sobre cómo calcular la merma de una tienda sin perder el control del stock, sin convertir este proceso en un inventario general.
Qué productos y zonas revisar primero
No todas las referencias merecen la misma atención el mismo día. Empieza por los productos que muestran una fecha de caducidad o consumo preferente en su etiquetado. Después, prioriza las referencias de baja rotación y las que permanecen almacenadas fuera de la vista del cliente.
- Productos con fecha visible: aceites, cosmética, suplementos, infusiones, alimentos y otros artículos cuyo etiquetado indique una fecha aplicable.
- Variantes lentas: un mismo producto puede venderse bien en un formato y quedarse parado en otro tamaño, aroma o concentración.
- Unidades del almacén: revisa cajas cerradas, baldas altas, cajones y mercancía que se usa para reponer el expositor.
- Recepciones antiguas: presta atención a productos que llegaron antes de un cambio de proveedor o de una reposición reciente.
Imagina un grow shop de 60 m² con 400 referencias. Puede tener tres fechas distintas del mismo producto porque ha recibido reposiciones de proveedores diferentes. Si el equipo mira solo la ficha y ve que hay 20 unidades disponibles, puede asumir que todas tienen la misma fecha. No es suficiente.
En un herbolario con un almacén pequeño, el riesgo suele estar en las cajas que se guardan para no saturar el mostrador. En una tienda de CBD, también conviene revisar productos con varias presentaciones y artículos que se venden de forma estacional. El objetivo no es revisar toda la tienda cada día. Es localizar primero lo que combina fecha próxima, baja rotación y poca visibilidad.
Cómo organizar el stock por fecha y lote
El método más fiable empieza al recibir la mercancía. Antes de colocarla, registra el lote y la fecha que figure en el envase o en la documentación aplicable. Si una referencia llega con dos lotes, trátalos como entradas diferenciadas aunque el nombre, el formato y el precio sean iguales.
Un procedimiento sencillo de recepción
- Comprueba que el producto recibido coincide con el pedido y con su variante.
- Anota o introduce el número de lote y la fecha correspondiente.
- Separa las unidades que presenten una fecha distinta a la habitual.
- Coloca delante las unidades que caducan antes.
- Guarda las cajas nuevas detrás, siempre que las condiciones del producto lo permitan.
- Define una alerta o una fecha de revisión para el lote más próximo.
Este orden aplica el principio conocido como FEFO: sale primero lo que caduca antes. No depende solo de la memoria del empleado. La posición física ayuda, pero debe acompañarse de un registro. Si una caja cambia de balda o se traslada a otro almacén, la información debe seguir vinculada al lote.
Controlar únicamente el número total tampoco permite decidir bien las compras. Puedes tener 30 unidades de una referencia y descubrir que 10 tienen una fecha próxima, 15 pertenecen a un lote posterior y 5 están reservadas para un segundo local. El total es correcto, pero la decisión de reposición y la prioridad de venta serían distintas.
También conviene mantener una zona identificada para productos próximos a caducar. No debe convertirse en un cajón permanente. Sirve para que el equipo sepa qué revisar, qué colocar en primera línea y qué unidades no deben mezclarse con las demás hasta comprobar su situación.
Qué hacer cuando quedan 30, 60 o 90 días
Un protocolo con varios niveles da margen para actuar sin improvisar. Los plazos no sustituyen la comprobación del etiquetado. Sirven para ordenar el trabajo y evitar que todo se descubra cuando ya es demasiado tarde.
| Margen aproximado | Acción recomendada |
|---|---|
| 90 días | Confirmar lote y fecha, revisar la rotación y decidir si debe salir antes que una recepción posterior. |
| 60 días | Separar o señalizar las unidades, comprobar existencias en otros almacenes y asignar una persona para su seguimiento. |
| 30 días | Revisar el etiquetado y el uso declarado, priorizar la salida conforme a la normativa aplicable y consultar al proveedor si hay dudas. |
| Fecha superada o situación no válida | Retirar el producto de la venta, registrarlo como incidencia y gestionar su devolución o eliminación según corresponda. |
Antes de tomar una decisión comercial, comprueba qué indica el etiquetado y cuál es el uso declarado del producto. No todos los artículos tienen la misma obligación de mostrar una fecha ni se pueden tratar igual. En productos de CBD, las restricciones pueden depender del uso declarado y de otras condiciones aplicables.
Si existe una duda concreta, consulta la fuente oficial competente o pide documentación al proveedor. La revisión interna no sustituye una interpretación legal o sanitaria. Puedes consultar información normativa general en el Boletín Oficial del Estado cuando el tipo de producto lo requiera.
Registra cada retirada. Apunta la referencia, el lote, las unidades, la fecha y el motivo. Así sabrás si el problema se concentra en una familia, en un proveedor o en una forma concreta de almacenar. No necesitas crear un informe complejo: una incidencia clara permite corregir la siguiente recepción.
Cómo reducir errores con un TPV
Un TPV no reemplaza la revisión del equipo, pero puede reducir el trabajo manual y hacer visibles los lotes que de otro modo quedarían escondidos. Para esta tarea, busca funciones concretas, no solo una pantalla de ventas rápida.
- Trazabilidad por lote: cada entrada debe conservar su lote y su fecha, sin mezclar automáticamente unidades con fechas distintas.
- Stock por producto y variante: el sistema debe distinguir formatos, aromas, tamaños y otras opciones que se venden por separado.
- Avisos de caducidad: las alertas deben permitir revisar con antelación los lotes próximos.
- Varios almacenes: necesitas saber si las unidades están en el mostrador, en el almacén trasero o en otra ubicación.
- Informes de rotación y agotamiento: ayudan a detectar referencias lentas y a planificar acciones antes de hacer un pedido nuevo.
Canna POS incorpora trazabilidad por lotes con fecha de caducidad, stock por variante, varios almacenes y avisos de reposición. También ofrece informes de ventas, márgenes y previsión de agotamiento. Estas funciones pueden apoyar el protocolo, pero alguien debe comprobar físicamente las etiquetas y confirmar qué unidades se retiran.
Antes de elegir una herramienta, revisa también cómo se registran las recepciones y quién puede modificar un lote. Los permisos por empleado y el acceso mediante PIN ayudan a saber quién ha hecho una entrada o una retirada. Para comparar las funciones que debería cubrir el sistema, puedes consultar esta guía de control de stock en tiendas CBD.
Checklist semanal para no depender de la memoria
Reserva entre 10 y 15 minutos una vez por semana. El objetivo no es hacer un inventario completo. Es detectar cambios y actuar sobre los lotes que requieren atención.
- Abre las alertas de fechas próximas y revisa las referencias que aparecen.
- Comprueba físicamente las cajas del almacén y las unidades guardadas fuera del expositor.
- Valida que el lote y la fecha coinciden con el registro del sistema.
- Busca variantes lentas que no hayan tenido ventas recientes.
- Coloca delante las unidades con fecha más próxima.
- Separa los productos que necesitan una revisión del etiquetado o del uso declarado.
- Comprueba si hay stock del mismo lote en otro almacén o punto de venta.
- Registra las retiradas, devoluciones y unidades dañadas.
- Anota cualquier diferencia entre la caja y el registro digital.
- Asigna una persona responsable y una fecha para la siguiente comprobación.
La responsabilidad debe quedar clara. Si la tarea pertenece a todo el equipo, es fácil que nadie la haga cuando hay clientes, pedidos o cambios de turno. Puedes rotarla entre empleados, pero debe existir una persona que confirme el resultado y deje constancia.
Una tienda que revisa 40 referencias con fecha una vez al mes puede detectar antes los lotes lentos que otra que solo hace un inventario trimestral. La frecuencia adecuada depende del volumen y de la rotación, pero una revisión breve y constante suele ser más manejable que una limpieza urgente de todo el almacén.
Convierte la recepción en el primer control
La mejor revisión de caducidades empieza antes de que el producto ocupe una balda. Al recibirlo, registra la fecha. Al guardarlo, ordénalo. Durante la venta, respeta la rotación. Cada semana, revisa las alertas y decide quién actúa.
Con este circuito, una fecha cercana deja de ser una sorpresa. Se convierte en una tarea asignada, con un lote localizado y un margen concreto para decidir. Eso reduce el riesgo de perder mercancía y evita que el equipo dependa de recordar qué caja llegó primero.