Calcula un punto de pedido que tenga en cuenta cuánto vendes, cuánto tarda el proveedor y qué stock tienes disponible. Así reduces el riesgo de quedarte sin tus referencias más vendidas sin llenar el almacén de producto.
Saber cuándo hacer pedido a proveedor te ayuda a evitar dos problemas: quedarte sin tus productos más vendidos o inmovilizar dinero en referencias que tardan meses en salir. Para decidirlo, calcula cuánto vas a vender mientras esperas la entrega y añade un margen razonable por si algo se retrasa o la demanda cambia.
El punto de pedido es el nivel de stock que te indica que ha llegado el momento de reponer una referencia. No significa que tengas que pedir cuando el estante está vacío. Al contrario: la idea es lanzar el pedido mientras aún tienes unidades para vender durante el plazo de entrega.
Imagina que vendes un aceite de CBD con regularidad y el proveedor tarda varios días en servirlo. Si esperas a que quede una sola unidad, podrías agotarlo antes de que llegue la reposición. El punto de pedido funciona como una señal anticipada: cuando tu stock baja hasta ese umbral, revisas la situación y decides si toca comprar.
Ese umbral no es una cifra universal. Depende de la velocidad de venta, el tiempo que tarda cada proveedor y la regularidad de sus entregas. También influyen las unidades que tienes realmente disponibles y las que ya están encargadas.
Una fórmula sencilla para empezar es:
Punto de pedido = ventas medias durante el plazo de entrega + stock de seguridad
Las ventas medias durante el plazo de entrega cubren lo que esperas vender mientras llega el nuevo pedido. El stock de seguridad es un colchón para afrontar variaciones, como una semana de más ventas o un retraso del proveedor. No hace falta que el cálculo sea perfecto desde el primer día. Es más útil partir de datos razonables y revisarlos que fijar una cifra al azar.
Si vendes 3 unidades al día y el proveedor tarda 5 días, durante la espera podrías vender unas 15 unidades: 3 × 5. Ese es el stock necesario para cubrir el plazo habitual, antes de añadir un margen de seguridad. Si decides, por ejemplo, mantener 4 unidades de colchón, el punto de pedido inicial sería de 19 unidades.
Ese resultado no significa que siempre tengas que comprar 19 unidades. Te indica cuándo revisar y lanzar la reposición. La cantidad que pidas dependerá del tamaño del envase o caja, del mínimo exigido por el proveedor, de tu espacio y de cuánto esperas vender después de recibirlo.
El plazo que cuenta es el que observas en tus entregas, no sólo el que aparece en una tarifa o el que te dieron al abrir la cuenta. Si habitualmente recibes el pedido en 4 días, pero a veces tarda 7, calcula el margen teniendo en cuenta esos retrasos. Usar siempre el plazo ideal puede dejarte sin producto justo cuando la entrega se alarga.
Por eso dos referencias que venden 3 unidades al día pueden necesitar puntos de pedido distintos. Si una llega en 3 días y la otra suele tardar una semana, la segunda necesita cubrir más días de venta. Y si, además, sus entregas son irregulares, conviene dejarle un colchón mayor o revisar su comportamiento con más frecuencia.
El stock mínimo es una señal práctica, pero no tiene por qué ser idéntico para todos los artículos. Un mínimo general aplicado a todo el catálogo suele fallar: puede dejar demasiado dinero parado en productos lentos y ser insuficiente para los que se venden a diario.
En una tienda CBD, por ejemplo, puedes vender mucho más de una variedad concreta de flores o de un formato de aceite que de un accesorio especializado. En un grow shop ocurre algo parecido entre consumibles habituales y equipos de compra ocasional. La categoría del producto no determina el mínimo: lo determinan su rotación y la facilidad para reponerlo.
Si vendes variantes —como aromas, tamaños o formatos—, calcula las ventas y el stock por variante cuando sea posible. Tener unidades de un formato no siempre resuelve la falta de otro que tus clientes piden de forma habitual.
Antes de comprar, mira la posición real de stock. No te fijes sólo en lo que ves en la estantería. Puede haber unidades en el almacén, mercancía reservada o un pedido anterior que todavía no ha llegado. Para decidir, revisa estos datos:
Esta revisión evita errores comunes, como volver a pedir una referencia porque el lineal está vacío cuando todavía hay existencias en el almacén. También te permite detectar si el stock que aparece en el sistema no coincide con lo que tienes físicamente. Para organizar estas comprobaciones puedes apoyarte en una rutina de control de stock para tiendas CBD.
Un punto de pedido no debería quedarse fijo durante todo el año. Las ventas pueden subir por una promoción, una campaña local o un cambio de temporada. También pueden bajar si deja de funcionar una oferta o si una referencia pierde interés. Si la demanda cambia, el umbral calculado con datos antiguos puede llevarte a pedir demasiado o demasiado tarde.
Antes de una promoción, estima cuánto podría aumentar la salida y comprueba si el proveedor podrá servirte a tiempo. Después, compara las ventas reales con las previstas. No conviertas un pico puntual en una nueva norma permanente: si la demanda vuelve a su nivel habitual, vuelve a ajustar el stock.
Revisa también los plazos. Si durante varios pedidos el proveedor tarda más de lo normal, actualiza el cálculo y pregunta si el retraso es temporal. Si mejora la entrega, puedes reducir el colchón poco a poco, pero evita recortarlo basándote en un único pedido que llegó antes de lo esperado.
El mismo criterio sirve para productos con fecha de vencimiento: pide cantidades que puedas vender dentro de un plazo razonable. Si necesitas revisar ese aspecto por separado, consulta cómo controlar la caducidad de productos en tu tienda, sin mezclar ese control con la fórmula del punto de pedido.
Si intentas calcular con precisión el umbral de cada artículo el primer día, es fácil abandonar el sistema. Empieza por las referencias que más rotan o cuya falta te obliga a rechazar ventas. Después amplía el método al resto del catálogo, según el tiempo que tengas y el valor que te aporte revisar cada grupo.
Por ejemplo, para un grow shop de 60 m² con 400 referencias, puedes empezar con las 30 referencias que más se venden. Anota sus ventas recientes y los plazos de sus proveedores, define un margen de seguridad y revisa los avisos de reposición cada semana. Cuando el proceso esté asentado, añade otro grupo de productos.
En la revisión semanal, comprueba qué referencias han alcanzado el umbral, qué pedidos siguen pendientes y si ha cambiado algún plazo. No todos los avisos requieren una compra inmediata: sirven para llamar tu atención y ayudarte a decidir con información actualizada.
Un TPV con stock por producto y variante, mínimos y avisos de reposición puede reunir parte de esos datos y facilitar la revisión. Canna POS permite consultar existencias y avisos para organizar la reposición; aun así, tendrás que mantener actualizados los movimientos y contrastar las condiciones de tus proveedores. Si estás valorando herramientas para un grow shop, puedes ampliar criterios en esta guía de software POS para grow shops.
Elige una fecha fija para revisar las referencias prioritarias. Compara el stock disponible con el punto de pedido, mira qué mercancía está encargada y confirma el plazo real del proveedor. Si la demanda o la entrega han cambiado, modifica el umbral antes de hacer la siguiente compra.
Así, la decisión de reponer deja de depender sólo de una estantería vacía o de una intuición. Empieza con pocas referencias, aprende cuánto tarda cada proveedor y ajusta el colchón con datos de tu tienda. Con el tiempo tendrás un sistema más útil que un mínimo idéntico para todo el catálogo, sin tener que afinar las 400 referencias de golpe.
Es el nivel de stock que te indica que conviene revisar y preparar una reposición. Se calcula para que tengas unidades suficientes mientras esperas la entrega del proveedor.
Multiplica las ventas medias diarias por los días que tarda el proveedor y añade un margen de seguridad. Después, compara ese resultado con el stock disponible y los pedidos que ya están en camino.
No necesariamente. Los productos de venta frecuente, los de rotación lenta y los que se reponen rápido necesitan umbrales distintos según su demanda y el plazo del proveedor.
Puedes empezar con una revisión semanal de tus referencias prioritarias. Revisa antes si lanzas una promoción, cambia la demanda o el proveedor empieza a entregar más tarde.
Equipo Canna POS
Escribimos desde la experiencia de montar y mantener TPVs en tiendas de este sector.
Canna POS es el TPV especializado para tiendas CBD y grow shops. Vende, gestiona stock y cumple la normativa fiscal sin complicaciones.
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