Costes ocultos de un TPV y qué revisar antes de contratar
La cuota mensual no siempre cuenta toda la historia. Revisa el alta, el hardware, los límites del plan y las condiciones de cancelación antes de elegir un TPV.
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La cuota mensual de un software de tienda no siempre refleja lo que vas a pagar de verdad: para comparar opciones debes sumar usuarios, módulos, equipos, instalación, soporte y otros extras.
Una tarifa de 49 € puede parecer suficiente para un negocio pequeño. Pero si añades un empleado, un módulo de gestión y una configuración inicial, el coste cambia. También puede aumentar si trabajas con dos cajas, varios almacenes o productos con lotes y caducidad.
La comparación útil no consiste en elegir el número más bajo de la página comercial. Consiste en calcular cuánto te costará operar durante el primer año y cuánto trabajo manual seguirá necesitando tu equipo.
Qué incluye de verdad una cuota mensual
Antes de comparar precios, pide una descripción concreta del plan. Una tarifa básica puede incluir solo la venta en mostrador. Otra puede incorporar inventario, informes y copias de seguridad desde el primer día.
Para una tienda de CBD, un grow shop, un herbolario o un smoke shop, revisa estos puntos:
- Venta en caja: tickets, facturas, devoluciones, descuentos y lectura de códigos de barras.
- Gestión de stock: existencias por producto y variante, mínimos, avisos de reposición y ajustes.
- Informes: ventas, márgenes, productos más vendidos y previsión de agotamiento.
- Copias de seguridad: confirma si están incluidas y con qué frecuencia se realizan.
- Actualizaciones: pregunta si forman parte del servicio o se cobran por separado.
- Soporte: comprueba los canales, el horario y el tiempo de respuesta previsto.
- Acceso desde varios dispositivos: no es lo mismo una caja fija que una solución accesible desde varios equipos autorizados.
También debes aclarar qué ocurre cuando crece tu tienda. Un plan válido para una persona puede quedarse corto al añadir empleados, una segunda caja o un almacén externo.
La palabra “usuarios” puede significar cosas distintas. En algunos servicios se refiere a empleados con acceso individual. En otros, a dispositivos, cajas o sesiones simultáneas. Pide que te lo expliquen con un ejemplo parecido a tu operativa.
Costes que pueden aparecer aparte
El precio publicado suele ser solo una parte del presupuesto. No significa necesariamente que haya un coste oculto. Significa que debes saber qué está incluido y qué se factura como servicio adicional.
Alta, configuración y migración
La puesta en marcha puede incluir la creación de la cuenta y poco más. Si tienes 400 referencias, variantes, proveedores, clientes y precios distintos, cargar los datos puede llevar horas. Pregunta si la migración la haces tú, el proveedor o un tercero.
La instalación de 360 € repartida entre 24 meses equivale a 15 € al mes durante los dos primeros años. Es una forma sencilla de comparar propuestas, aunque debes mantener separado el pago inicial en tu presupuesto de tesorería.
Usuarios, módulos y almacenes
Los empleados adicionales, la fidelización, los lotes, la caducidad o los almacenes pueden estar limitados por el plan. Pregunta también si el precio incluye traspasos entre almacenes o solo inventarios independientes.
Un grow shop con un local y una persona puede no necesitar varias ubicaciones. En cambio, si guardas mercancía en un almacén externo o mueves productos entre dos tiendas, esa función puede evitar registros duplicados.
Equipos y servicios de soporte
El lector de códigos de barras, la balanza, la impresora de tickets y el cajón suelen ser gastos de hardware. A veces puedes reutilizar parte del equipo. Otras veces tendrás que cambiarlo por compatibilidad o por desgaste.
La formación y el soporte prioritario también pueden cobrarse aparte. Pregunta si la ayuda para configurar impuestos, productos, permisos y sesiones de caja está incluida o se factura por horas.
Por último, revisa las comisiones relacionadas con los pagos. El proveedor del software puede no cobrarlas, pero tu banco o tu proveedor de cobro sí puede aplicar sus propias condiciones. No las mezcles con la suscripción.
Cómo calcular el coste mensual real de tu tienda
Usa una fórmula sencilla y aplícala igual a todas las opciones:
Coste mensual comparable = cuota + extras recurrentes + instalación y equipos mensualizados
Los extras recurrentes son los que pagarás cada mes: usuarios, módulos, almacenes, soporte adicional o conexiones contratadas. La instalación y los equipos mensualizados sirven para comparar el coste de un periodo concreto. Puedes dividir el gasto inicial entre 24 o 36 meses, siempre que uses el mismo plazo en todas las propuestas.
Separa tres cifras:
- Coste mensual estable: lo que se repetirá cada mes.
- Coste inicial: alta, configuración, formación y compra de equipos.
- Coste operativo: tiempo que tu equipo dedica a inventarios, correcciones, arqueos o tareas duplicadas.
Por ejemplo, una cuota de 49 € al mes, más 15 € por un usuario adicional y 20 € por un módulo, suma 84 € al mes. Si además mensualizas una instalación de 360 € a 24 meses, el coste comparable de ese periodo sería de 99 € al mes, sin contar el equipo.
La cifra de 99 € no es una tarifa de mercado. Es solo el resultado de ordenar los costes de una propuesta. El objetivo es que compares planes con el mismo número de empleados, cajas, almacenes y funciones.
También conviene calcular el coste del segundo año. El alta y la instalación pueden desaparecer, pero los usuarios, módulos, soporte y equipos seguirán afectando al presupuesto.
Ejemplo: un grow shop de 60 m² y 400 referencias
Imagina un grow shop de 60 m² con 400 referencias. Tiene tres empleados, una caja y dos almacenes: el local y un pequeño espacio de reposición. Vende flores y otros productos de CBD, accesorios, semillas de colección y artículos de parafernalia.
Escenario 1: plan básico
El plan básico está pensado para una persona y un solo almacén. Puede ser suficiente si el propietario atiende la caja, mantiene un inventario sencillo y repone desde el mismo local.
En este escenario, busca como mínimo:
- venta con lector de códigos;
- stock por producto y variante;
- devoluciones y descuentos;
- informes básicos de ventas;
- sesión de caja con arqueo;
- copias de seguridad y actualizaciones.
El problema aparece cuando los tres empleados comparten una clave o cuando el segundo almacén se controla en una hoja de cálculo. Pierdes visibilidad sobre quién ajustó una cantidad, cuándo se hizo un traspaso y qué mercancía queda realmente disponible.
Escenario 2: plan para varios empleados y almacenes
En el segundo escenario necesitas tres accesos con PIN y permisos por rol, dos almacenes, avisos de reposición y control por lotes con fechas de caducidad. También puede interesarte registrar devoluciones y revisar márgenes por categoría.
Estas funciones no son un lujo automático. Dependen de cómo trabajes. Si apenas manejas productos con caducidad y solo tienes un local, el control por lotes puede no justificar un módulo adicional. Si recibes lotes distintos, gestionas cosmética o suplementos y haces traspasos, registrar esa información puede ahorrarte revisiones y errores.
Con 400 referencias, tres empleados y dos almacenes, el plan básico puede parecer barato y quedarse corto desde el primer día. No compares solo 49 € frente a una tarifa superior. Compara también cuántas horas dedicarás cada semana a cuadrar existencias, revisar productos próximos a caducar y corregir movimientos.
Un TPV como Canna POS puede encajar en este tipo de operativa cuando necesitas combinar variantes, lotes, varios almacenes, empleados y arqueo de caja. Aun así, debes confirmar qué incluye el plan que vas a contratar y qué configuración necesita tu tienda.
Preguntas que debes hacer antes de firmar
Lleva esta lista a la demostración o a la llamada comercial. Las respuestas deben quedar por escrito en la propuesta.
- ¿Existe permanencia? ¿Qué ocurre si cierro o cambio de proveedor?
- ¿Puedo exportar productos, clientes, ventas e inventario en un formato utilizable?
- ¿Cuántos usuarios, cajas y dispositivos incluye el plan?
- ¿Los empleados pueden tener PIN y permisos diferentes?
- ¿El soporte está incluido? ¿Por qué canal y en qué horario?
- ¿Las actualizaciones y copias de seguridad están incluidas?
- ¿Las devoluciones, presupuestos y arqueos de caja forman parte del plan?
- ¿El sistema permite varios almacenes y traspasos entre ellos?
- ¿El control de lotes y caducidades tiene un coste adicional?
- ¿Qué equipos son compatibles y quién los configura?
- ¿Cómo se gestionan los pagos y sus posibles comisiones?
Pregunta también por la adaptación fiscal. La Ley 11/2021 y su reglamento exigen que el software de facturación sea verificable e inalterable. El sistema se conoce como VeriFactu. En el País Vasco y Navarra existen sistemas propios, como TicketBAI y Batuz.
No te conformes con expresiones como “preparado para la normativa”. Pide el estado real de la solución, qué funciones están disponibles y qué documentación existe. Canna POS está en fase de registro para su emisión fiscal preparada para VeriFactu y TicketBAI; no debes interpretarlo como una certificación u homologación ya concedida. Para revisar la información oficial, consulta la Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado y la Agencia Tributaria.
Cómo comparar sin elegir solo por la cuota
El coste más bajo puede ser el más caro si te obliga a mantener procesos paralelos. La pregunta es cuánto trabajo manual seguirá existiendo después de contratar el sistema.
Haz una lista de tareas y mide cuánto tardas ahora:
- contar existencias y corregir diferencias;
- hacer traspasos entre almacenes;
- revisar lotes y productos próximos a caducar;
- preparar reposiciones;
- cuadrar cada sesión de caja;
- tramitar devoluciones;
- revisar ventas y márgenes;
- comprobar qué empleado realizó un ajuste.
Después, pregunta cuánto de ese trabajo automatiza realmente cada opción. Un informe de ventas no sustituye a un control de stock. Un catálogo de productos no equivale a trazabilidad por lotes. Y una caja compartida no ofrece el mismo control que usuarios con PIN y permisos.
Para ampliar la comparación entre una solución generalista y una pensada para este tipo de comercio, puedes consultar TPV genérico o especializado para una tienda de CBD. Si el problema principal son las diferencias de inventario, revisa también Control de Stock en Tiendas CBD: Cómo Evitar Pérdidas y Optimizar tu Inventario.
La mejor propuesta no tiene por qué ser la más completa. Tiene que cubrir tu operativa actual sin cobrarte funciones que no usarás y permitirte crecer sin rehacer toda la configuración. Pide una prueba con tus productos, tus variantes y un ejemplo real de cierre de caja. Así descubrirás antes de firmar si la tarifa encaja con el trabajo diario de tu tienda.
