Preguntas antes de contratar un TPV para tu tienda

Las preguntas antes de contratar un TPV deberían ayudarte a comprobar si el programa encaja con el trabajo diario de tu tienda, qué incluye el precio y qué límites tiene. Antes de firmar o migrar, prueba tareas reales: un cobro con prisa, una venta a granel, un cierre de caja y la consulta de stock.

¿Qué necesita hacer el TPV en tu tienda cada día?

Empieza por lo que haces en un turno normal, no por una lista larga de funciones que quizá nunca vas a usar. En una tienda pequeña, cobrar deprisa y cerrar la caja sin dudas puede importar más que tener informes avanzados. En un grow shop con muchas referencias, localizar productos y revisar existencias puede ser prioritario.

Apunta las tareas imprescindibles y las que serían un extra. Por ejemplo:

• Cobrar productos con código de barras y encontrar los que no tienen código.
• Registrar pagos en efectivo y tarjeta, y emitir o imprimir el ticket.
• Consultar el stock desde el mostrador y detectar referencias por debajo del mínimo.
• Gestionar variantes, como distintos formatos o presentaciones de un producto.
• Hacer venta a granel, si tu tienda vende por peso, y actualizar el stock en gramos.
• Abrir y cerrar caja, registrar movimientos y revisar el recuento.

Ejemplo: un sábado entran tres clientes mientras quien está en caja busca un producto sin código de barras. Comprueba si puedes localizarlo por nombre o referencia y añadirlo a la venta sin navegar por varias pantallas. Fíjate también en cuántos pasos necesitas para corregir una línea si has seleccionado el formato equivocado.

Haz la prueba con una persona que no haya configurado el programa. Si solo la persona encargada sabe encontrar productos o terminar una venta, el sistema puede ralentizar el turno cuando esa persona no esté. Pide que prueben también quienes van a usarlo a diario y anota dónde dudan.

En una tienda que vende a granel, no des por hecho que el TPV lee el peso desde una báscula. Pregunta cómo se introduce y cómo se descuenta el producto. Ejemplo: el cliente pide «10 € de». Comprueba si el empleado puede teclear el importe o el peso, y si el stock baja en gramos según la cantidad vendida. Así detectas antes si el proceso coincide con la forma de trabajar de tu tienda.

¿Qué debes preguntar sobre el catálogo, el stock y los datos?

El catálogo se convierte en una faena si cada producto hay que cargarlo a mano. Pregunta si puedes importar referencias desde una hoja de cálculo y qué columnas acepta. Confirma cómo se representan los códigos de barras, las variantes, los precios y las unidades. Si ya tienes un catálogo, pide una prueba con unas pocas filas antes de importar todo.

Revisa también qué información admite la ficha del producto. En un comercio de CBD puede ser útil guardar datos como el porcentaje de CBD o THC, el enlace al certificado de análisis y, si se activa esa función, la trazabilidad por lote y caducidad. No significa que el programa resuelva por sí solo las obligaciones aplicables al producto: confirma con tu asesor qué datos debes conservar y cómo hacerlo.

Para el stock, prueba una situación cotidiana: llega un pedido incompleto, hay una unidad dañada o el recuento físico no coincide con la pantalla. Pregunta cómo se corrige una cantidad, quién puede hacerlo y si queda un registro del movimiento. Comprueba si puedes fijar un stock mínimo para recibir un aviso interno cuando toque revisar una referencia.

La salida de datos merece una pregunta directa: «Si dejo de usar el programa, ¿qué puedo exportar y en qué formato?». Aclara si incluye productos, ventas, clientes y datos de caja, y si hay límites o condiciones para obtenerlos. No te quedes solo con la promesa de que tus datos son tuyos; pide que te expliquen el procedimiento y, si puedes, prueba la exportación durante el periodo de prueba.

La migración detallada tiene sus propios pasos. Para preparar el catálogo y revisar qué conviene conservar, consulta la guía para migrar los datos de tu tienda sin perder información. No empieces a borrar o cerrar el acceso al sistema anterior hasta comprobar que tienes una copia utilizable de lo que necesitas.

¿Qué incluye el precio del software de tienda?

No compares solo la cuota que aparece en grande. Pregunta qué plan necesitas para las tareas concretas de tu tienda y qué límites se aplican a productos activos, transacciones, usuarios o establecimientos. Una opción económica puede quedarse corta si limita justo la función que necesitas; pagar por herramientas que no vas a usar tampoco tiene mucho sentido.

Antes de contratar, revisa estos puntos:

• Cuántas tiendas, productos o transacciones permite cada plan.
• Qué funciones están incluidas y cuáles dependen de un plan superior o de un módulo adicional.
• Si puedes añadir usuarios y qué permisos puedes asignarles.
• Qué ocurre si superas un límite y cómo se aplica el cambio de plan.
• Si hay condiciones de permanencia, renovación o cancelación que debas conocer.

Pregunta también qué se considera una transacción o un producto activo. Si tienes muchas referencias que solo vendes en temporada, un límite de productos puede afectarte de otra manera que a una tienda con un catálogo pequeño y estable. Solicita que te enseñen cómo comprobar el consumo de esos límites, no solo una explicación verbal.

Para revisar la cuota junto con los costes que pueden acompañarla, tienes esta guía para calcular el coste real de la cuota mensual. Si comparas Canna POS, sus precios de lista son Basic gratis con 30 transacciones al mes, 10 productos activos y una tienda; Pro, 20 €/mes; y Enterprise, 40 €/mes. Hay una prueba gratuita al darte de alta. Son precios de lista: consulta el importe y las condiciones actuales en la página de precios de Canna POS.

Compara los planes por las funciones que necesitas, no por el número de apartados de una tabla comercial. Por ejemplo, si tienes un único local y solo necesitas vender, llevar stock y cuadrar caja, quizá no necesites herramientas de varias tiendas o analítica avanzada. Si vas a incorporar personal o abrir otro local, pregunta si puedes cambiar de plan y cómo afecta ese cambio al trabajo ya configurado.

¿Qué pasa si se cae internet o hay problemas en caja?

Una caída de conexión suele llegar en el peor momento: cuando hay cola o tienes que terminar el turno. Pregunta si el TPV permite seguir vendiendo sin internet, qué operaciones quedan disponibles y qué ocurre con las ventas cuando vuelve la conexión. No des por supuesto que todos los programas tienen el mismo modo sin conexión.

Comprueba también cómo se registra el pago con tarjeta. En algunos sistemas el cobro se hace en el datáfono del banco y luego se anota en el TPV; eso no equivale a que el programa esté conectado directamente al datáfono. Pregunta qué pasos debe seguir quien cobra y cómo se distingue ese pago de uno en efectivo en el cierre.

Ejemplo: se cae internet y tienes dos clientes esperando. Pide al proveedor que te muestre qué harías para cobrar en efectivo y con tarjeta, y cómo se sincronizan después las ventas. En Canna POS puedes seguir cobrando en efectivo o tarjeta sin conexión y las ventas se sincronizan al volver internet. El pago con tarjeta se hace en el datáfono del banco y se registra en el TPV; no es una conexión directa entre ambos.

El cierre de caja también se debe probar, no solo leer en una ficha comercial. Comprueba si puedes registrar entradas y salidas, anotar el fondo inicial y hacer el arqueo por billetes y monedas. Ejemplo: al cierre hay 240 € en efectivo, pero el recuento no coincide con lo esperado. Mira si puedes ver los movimientos del turno y registrar la diferencia con una explicación, en vez de limitarte a cambiar una cifra.

Pregunta qué canales de soporte ofrece el proveedor, en qué horario y qué información necesita para revisar un problema. No asumas que habrá respuesta inmediata o un tiempo garantizado si no está especificado en las condiciones. Si el cobro se atasca, te interesa saber de antemano dónde consultar los pasos básicos y cómo comunicar una incidencia.

¿El proveedor se adapta a tu tipo de tienda y a la normativa aplicable?

Una tienda de CBD, un grow shop, un herbolario y una tienda de vapeo no tienen exactamente el mismo catálogo ni el mismo flujo de venta. Pregunta si el sistema permite trabajar con tus unidades y variantes, si facilita la consulta de stock y si puedes limitar el acceso de cada empleado. Si hay productos con control de edad, comprueba cómo se configura esa verificación y quién puede cambiarla.

En una tienda de CBD también puede interesarte asociar información de cannabinoides, certificados de análisis o datos de lote y caducidad. Pregunta cuáles son campos de la ficha, cuáles requieren activación y cómo se consultan desde el mostrador. Una ficha bien organizada ayuda a encontrar información, pero no sustituye la revisión de la documentación del proveedor ni el asesoramiento sobre qué productos puedes comercializar.

Pregunta expresamente por la emisión fiscal y el estado actual de esa función. La normativa sobre software de facturación exige sistemas verificables e inalterables y el sistema se conoce como VeriFactu. En el País Vasco rige TicketBAI, con Batuz en Bizkaia; Navarra tiene su propio régimen foral. La emisión fiscal de Canna POS está en preparación, no activa. Confirma con tu gestoría o asesor qué requisitos se aplican a tu negocio y comunidad, y qué solución necesitas mientras tanto.

Si aún estás valorando qué tipo de herramienta encaja con tu comercio, puedes leer la comparación entre un TPV genérico y uno pensado para una tienda de CBD. Para conocer las tareas que cubre Canna POS en ese contexto, consulta la página de funciones de un TPV para tiendas de CBD.

¿Cómo comparar proveedores de TPV antes de contratar?

Haz la misma prueba con cada proveedor. Usa productos parecidos a los tuyos y pide que te enseñen el flujo completo, desde abrir caja hasta revisar el cierre. Una demostración preparada puede verse muy fluida; una prueba con tus propios casos revela si el sistema te sirve cuando falta un código, hay que corregir una venta o el stock no cuadra.

Esta lista te ayuda a comparar sin perderte en funciones secundarias:

1. Facilidad de uso: ¿puede una persona nueva localizar artículos y cobrar con pocos pasos?
2. Catálogo y stock: ¿cómo importas productos, gestionas variantes y corriges un recuento?
3. Situaciones de caja: ¿cómo registras efectivo, tarjeta, entradas, salidas y diferencias?
4. Sin conexión: ¿qué puedes seguir haciendo y cómo vuelven los datos al conectarse?
5. Datos y salida: ¿qué puedes exportar si cambias de proveedor y cómo lo solicitas?
6. Precio y límites: ¿qué plan cubre tus necesidades y qué pasa si cambian?
7. Condiciones y soporte: ¿cómo cancelas y por qué canal se atienden las consultas?

Incluye a quien vaya a usar el TPV en la decisión. Si el dueño prueba el sistema a solas, puede pasar por alto que el cajero necesita teclas rápidas o que el encargado debe corregir el stock sin acceder a todos los ajustes. Pregunta por roles y permisos y ensaya el trabajo con los accesos que tendrá cada persona.

Apunta las respuestas por escrito y marca cada punto como imprescindible, útil o prescindible. Si el proveedor no puede responder a una cuestión, pide que la confirme antes de contratar. Para una tienda pequeña, también puede ser útil decidir qué tareas no vas a automatizar todavía: así comparas herramientas que realmente necesitas, no promesas de funciones futuras.

La prueba no tiene que durar horas. Bastan varios casos bien elegidos y un cierre simulado para detectar fricciones. Pero no la hagas solo con una venta sencilla: prueba al menos un producto con variante, una referencia difícil de encontrar, un ajuste de stock y una caja con varios movimientos. Esos casos se parecen más al turno real que una presentación sin interrupciones.