Un programa que permite ocultar ventas o alterar registros puede plantear un riesgo fiscal. Repasamos qué señales consultar, qué hacer si tienes dudas y cómo revisar el cambio de software con tu gestoría.
Un software de doble uso es un programa que permite ocultar ventas o mantener registros paralelos, no simplemente una herramienta que sirve para varias tareas. Si tu TPV o programa de facturación puede borrar o alterar operaciones sin dejar constancia, consúltalo con el proveedor y tu gestoría: la normativa antifraude exige garantías sobre los registros.
El nombre puede llevar a confusión. No se refiere a un programa que, además de cobrar, gestione productos o controle el stock. Se usa para describir sistemas que permiten llevar una contabilidad paralela, ocultar ventas o modificar operaciones registradas para que no aparezcan en los datos disponibles.
La diferencia está en el propósito y en cómo se conservan los cambios. Corregir una equivocación dejando rastro no es lo mismo que eliminar una venta para que parezca que nunca ocurrió. Tampoco basta con que una pantalla ofrezca un botón llamado «borrar» para concluir por sí sola que el programa incumple la normativa. Hay que entender qué hace realmente, qué información conserva y qué requisitos se aplican a tu caso.
En una tienda, la duda puede surgir en pleno cierre: el total del TPV marca 620 € y el efectivo contado no cuadra. La respuesta no es borrar operaciones para forzar el saldo. Primero conviene revisar las ventas, los movimientos de caja y el arqueo, y anotar cualquier incidencia para consultarla con quien corresponda.
Ejemplo ilustrativo, no es un caso real: si una caja registra 620 € y al contar el efectivo hay una diferencia, revisa si hubo pagos con tarjeta, devoluciones o entradas y salidas de caja. No cambies el historial para que el cierre parezca cuadrar.
La Ley 11/2021 y su reglamento establecen exigencias para los sistemas informáticos de facturación. Entre otras garantías, la normativa contempla la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El sistema asociado a estos requisitos se conoce como VeriFactu.
Esto no permite resolver cualquier caso mirando una lista de funciones. Las obligaciones concretas pueden depender de cómo funciona el sistema, de la actividad y de la comunidad autónoma. En el País Vasco rige TicketBAI, con Batuz en Bizkaia; Navarra tiene su propio régimen foral. Confirma con tu gestoría o asesoría qué te corresponde y qué documentación debes conservar.
Si necesitas situar el tema antes de hablar con tu asesor, puedes consultar esta guía sobre qué supone VeriFactu para una tienda CBD. Para revisar qué se está preparando en relación con la facturación, tienes también nuestra página sobre facturación con VeriFactu. La emisión fiscal de Canna POS está en preparación; no debe interpretarse como una función ya activa o certificada.
No hace falta que decidas por tu cuenta si una herramienta es legal o ilegal. Sí puedes pedir explicaciones concretas al proveedor y apuntar las respuestas. Estas señales merecen una consulta, especialmente si afectan a ventas ya registradas:
Una función de corrección no convierte por sí sola un programa en una herramienta prohibida. En una tienda puede haber errores de tecleo, ventas duplicadas o devoluciones que hay que resolver. Lo importante es preguntar si la corrección deja constancia, qué información conserva el sistema y si el procedimiento es adecuado para tus obligaciones.
Ejemplo ilustrativo, no es un caso real: un encargado pregunta si puede eliminar una venta duplicada de 18 €. Antes de hacerlo, averigua si se trata de una operación duplicada real y qué procedimiento deja registro de la corrección. Si no lo sabes, no improvises: consulta al proveedor y a la gestoría.
Reserva un rato sin clientes y revisa el funcionamiento con alguien que conozca la caja. No hace falta probar a borrar ventas reales. Puedes plantear estas preguntas al proveedor y pedir que te responda por escrito:
Luego lleva las respuestas a tu asesoría. No des por válida una afirmación comercial como «cumple todo» sin entender a qué sistema y a qué requisitos se refiere. Si tienes una tienda CBD, puedes repasar por separado los aspectos generales de facturación que conviene organizar, sin confundirlos con la revisión técnica del software.
También revisa tus controles cotidianos de caja. Por ejemplo, Canna POS permite hacer la apertura, registrar entradas y salidas y realizar el arqueo contando billetes y monedas. Son herramientas de gestión de caja; no garantizan por sí mismas el cumplimiento fiscal ni significan que la emisión VeriFactu esté activa.
Evita tocar registros para comprobar qué pasa. No borres ni modifiques operaciones por tu cuenta, aunque quieras «dejar la caja limpia». Guarda la información que tengas disponible y pide orientación antes de cambiar la configuración o dejar de usar el sistema.
Si vas a cambiar de programa, no des por hecho que el historial anterior se trasladará automáticamente. Ejemplo ilustrativo, no es un caso real: una tienda con 250 referencias y varios meses de ventas puede pedir al proveedor saliente qué información puede conservar o exportar, y al nuevo cómo documentar la transición. Confirma con la gestoría qué registros debes mantener y en qué formato.
Para revisar la parte normativa sin perderte en fechas, consulta el calendario VeriFactu y los puntos que debe comprobar tu tienda. Si estás valorando cambiar de programa, pregunta primero por la conservación de datos y por el procedimiento para documentar el cambio. La decisión sobre tus obligaciones fiscales, en todo caso, conviene confirmarla con tu asesoría.
Es una expresión para programas que permiten ocultar ventas, mantener registros paralelos o alterar operaciones registradas. No significa simplemente que el programa sirva para varias tareas.
La normativa antifraude exige garantías para los registros de facturación y prohíbe el uso de sistemas que faciliten su ocultación o alteración. Si tienes dudas sobre un programa concreto, consulta a tu gestoría o asesoría.
Pregunta al proveedor qué ocurre cuando se corrige una operación, qué datos conserva el sistema y si queda constancia del cambio. Pide una explicación por escrito y revísala con tu asesoría.
No borres ni modifiques registros para intentar corregirlos. Conserva la información disponible y contacta con tu gestoría y con el proveedor para saber cómo actuar.
Equipo Canna POS
Escribimos desde la experiencia de montar y mantener TPVs en tiendas de este sector.
Canna POS es el TPV especializado para tiendas CBD y grow shops. Vende, gestiona stock y cumple la normativa fiscal sin complicaciones.
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